Die erfolgreiche Bewältigung des Problems des umgekippten Tankwagens – Die schlimmsten Alpträume des Veranstalters

Das Team der San Diego Running Company war auf dem besten Weg, am 20. Juni 2019 das vierte jährliche America’s Finest Corporate Dash 5K ohne Probleme zu organisieren.

Das änderte sich 90 Minuten vor der Veranstaltung, als ein Öltanklastwagen auf die Seite kippteund den Zugang zum Veranstaltungsort im SDCCU-Stadion blockierte.

Es war die Art von unerwartetem Ereignis am Lauftag, das die schlimmsten Alpträume der Veranstalter ausmacht – unkontrollierbar, unvorhersehbar und schwer im Voraus zu planen, und hätte den gesamten Lauf am späten Nachmittag für 2.000 Läufer, Händler und Zuschauer ohne weiteres ausfallen lassen können. Die Geschäfte in der Region San Diego bilden Teams von Mitarbeitern für die jährliche Veranstaltung,die  fördern das Wohlergehen und schaffen ein unterhaltsames Ambiente für den firmenübergreifenden Wettbewerb.

Aber als die Gründer von SDRC, Eric Marenburg und Pete Hess, zur Hauptstrasse gingen, um den Tankerunfall zu beurteilen, warnte ein Feuerwehrkapitän sie schnell von der chaotischen Unfallstelle weg und sagte, sie müssten die Veranstaltung absagen. Es blockierte nicht nur den Haupteingang des Stadions, sondern lag auch direkt neben dem geplanten 5K-Kurs.

Das ist nicht das, was du hören willst, wenn die meisten deiner Teilnehmer bereits unterwegs sind.

„Als (der Feuerwehrmann) uns sagte, dass wir es absagen müssten, haben unsere Herzen offensichtlich aufgehört zu schlagen“, sagte Marenburg. Aber er und Hess waren nicht bereit, ihre Zelte zusammenzuklappen und nach Hause zu gehen, ohne nach einem Ausweg zu suchen. Glücklicherweise war auch der Stadionleiter der SDCCU nicht derjenige, der einfach aufgab. Sie begannen sofort mit der Ausarbeitung einer Strategie, um alternative Wege für die Teilnehmer und Verkäufer zu finden, um zum Stadionparkplatz zu gelangen und diese Veränderungen schnell an die registrierten Läufer weiterzugeben.

„Wir haben eine E-Mail an alle Teilnehmer geschickt, in der wir kurz erklärt haben, dass es einen schweren Unfall gibt, und wir werden den Start der 5K um 30 Minuten verschieben, nur um uns ein wenig Zeit zu gönnen“, erklärte er.

Alles lief doch noch gut!

SDRC nutzt die Race Roster Race Roster Registrierungs- und Customer Relationship Management (CRM)-Plattform, die es ihnen ermöglicht, einfach per E-Mail mit allen registrierten Teilnehmern der Veranstaltung zu kommunizieren. Race Roster hatte auch ein Teammitglied vor Ort für das Rennen geschickt, das dazu beitrug, dass alles reibungslos verlief.

Diese Kommunikation erwies sich als entscheidend für die Bewältigung der Erwartungen der Teilnehmer. Die Läufer waren nicht überrascht, als sie am Veranstaltungsort ankamen, und sie mussten auch nicht befürchten, dass der Verkehr etwas länger dauerte, bis sie das Stadion und den Park erreichten, als sie es erwartet hätten.

Ein zweiter Eingang zum Parkplatz wurde genutzt und ein großes digitales blinkendes Pfeilschild, das zufällig vor Ort war, wurde benutzt, um den Autofahrern mitzuteilen, wohin sie fahren sollten. Der neue Eingang lag vor dem geschlossenen Eingang, was von Vorteil war.

Die Händler für die Festivitäten nach der Veranstaltung kamen jedoch früher als die Teilnehmer an und wurden von der Polizei vom Haupteingang aus umgeleitet. Sie schafften es schließlich ins Stadion, etwas später als vorgesehen.

Hier sind einige der wichtigsten Informationen über den Zwischenfall, die erste ihrer Art für SDRC, die  Marenburg mitteilte:?

• Behalte einen kühlen Kopf. Mehr als alles andere, was das SDRC-Team bei seiner Reaktion auf den Vorfall tat, war die Wahrung eines ruhigen und ausgeglichenen Verhaltens vielleicht der wichtigste Aspekt ihres Erfolgs. „Für jede Veranstaltung, die wir übernehmen, sind wir alle programmiert, mit den Vorfällen zu agieren und uns an die Umstände anzupassen“, sagte Marenburg.
• Eine starkes Team  kann helfen, das Unerwartete zu überwinden. Erfahrene Profis im Team, die an Großereignissen mitgewirkt haben, machten die Reaktion auf eine unerwartete Herausforderung noch einfacher.
• Kennen Sie Ihre Nummern – Telefonnummern, das heißt, für jeden und jeden, den Sie im Falle einer unerwarteten Ereignissituation kontaktieren müssen. Dazu gehören Anbieter, Veranstaltungsleiter, Beamte, Technologieanbieter und Notfallpersonal.
• Erwägen Sie, einen Vorbereitungskurs im Voraus zu haben. Auch wenn sie nicht vollständig zugeordnet sind, kann die Kenntnis Ihrer Möglichkeiten für eine alternative Route Ihnen Zeit sparen, wenn die Reaktionszeit begrenzt ist.
• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse der Eingänge, Ausgänge und alternativen Zugangsmöglichkeiten zu den verfügbaren Parkplätzen. Warten Sie nicht, bis Sie sich auf andere verlassen, um sekundäre Lösungen vorzustellen – es wird Zeit kosten und könnte Sie sogar Ihre Veranstaltung kosten.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Datenbank Ihrer Veranstaltungsteilnehmer leicht zugänglich ist. In diesem Fall ermöglichte die Nutzung der Race Roster-Plattform eine einfache Benachrichtigung der Läufer und führte zu keinen Beschwerden der Teilnehmer über den Umgang mit dem Unfall.
• Nur weil du nicht im Voraus darüber nachgedacht hast, bedeutet das nicht, dass du damit nicht umgehen kannst. Ein falsch fahrender Öltanker stand nicht auf der Liste der Eventualitäten, die SDRC geplant hatte, aber sie kamen unbeschadet aus dem Test heraus.

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Horst Milde nach Informationen von RUNNING USA

PS: GRR-Mitglieder erhalten entsprechende Materialien und Leitfäden im „GRR-Internen“ Bereich; diese Themen werden auch auf der GRR-Jahresmitgliederversammlung am 30.11. – 1.12.2019 in Tübingen diskutiert und besprochen.

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