Wie es gelingt, Berlin, die Welt und tausende Teilnehmer:innen zu begeistern.

Der BMW BERLIN-MARATHON gehört zu den größten und beliebtesten Marathonläufen der Welt. Auch das Team hinter dem BMW BERLIN-MARATHON wächst und wächst und wächst. 2023 hat SCC EVENTS rund 90 Mitarbeitende. Alle sorgen auf unterschiedlichste Art und Weise dafür, dass es “läuft” und die Teilnehmenden und Zuschauenden ein wahres Spektakel erleben.

Wir geben einen Blick hinter die Kulissen und zeigen, welche Puzzlesteine das Gesamtbild “BMW BERLIN-MARATHON” perfektionieren.  

TEAM Volunteer Management – zusammenbringen, was zusammen gehört!

BMW BERLIN-MARATHON ohne Volunteers? Undenkbar. Das Team des Volunteer Managements koordiniert, verteilt, fragt an, sagt ab: es bringt zusammen, was zusammen gehört! Rund 6.500 freiwillige Helfer:innen sind während des BMW BERLIN-MARATHON im Einsatz. Dank ihnen kommst du nicht von der Strecke ab, wirst in regelmäßigen Abständen an “Erfrischungs- und Versorgungspunkten” verpflegt, können Teile der Laufstrecke geordnet überquert werden, bekommst deine Startnummer, wirst systematisch zur Startlinie geführt und und und. Kurz gesagt: Sie halten das BMW BERLIN-MARATHON Konstrukt zusammen! Dazu kommen 58 Ressortleiter:innen, 45 Streckenabschnittsleiter:innen sowie 30 Versorgungspunktleitungen, die auf fast allen Ebenen unterstützen.  Jede:r davon, weiß genau, was zu tun ist – das Volunteer Management sowieso. Ein Hoch auf unsere Volunteers!

TEAM Operations – damit vor Ort alles (sicher!) nach Plan läuft!

Hier bleibt nichts auf der Strecke. Kein Gitter, keine Dixi-Toilette, keine Teilnehmenden. Sie sind die Ersten vor Ort und die Letzten, die das Eventgelände verlassen. Ohne Team Operations gäbe es kein Start-/Zielgebiet, keine Beschilderungen, kein eingegrenztes Eventgelände und keinen kontrollierten Start der rund 45.000 Teilnehmenden. Sicher von A nach B kommen – Team Operations macht’s möglich! Während des BMW BERLIN-MARATHON ist das Start-/Zielgebiet ihr zweites Wohnzimmer.  55 Dienstleister:innen zusammenbringen, kein Problem! Hand in Hand mit dem Sicherheitspersonal von knapp 400 Leuten arbeiten, easy! Dafür sorgen, dass ca. 5.300 Leitgitter (13.990 m) an Ort und Stelle stehen, gebongt! Die Handschrift von Team Operations zieht sich über das gesamte Eventgelände und die Strecke. Was wie wo stehen bzw. nicht stehen soll, Sie wissen es! SICHERHEIT für den Teilnehmenden wird hier großgeschrieben.

TEAM Event Management – darf ich bitten, Berlin? 

Der BMW BERLIN-MARATHON als ein wichtiger kultureller Teil von Berlin. Mal eben rund 42 km durch die Stadt laufen? So einfach ist das nicht. Beantragungen der Veranstaltungsbedürfnisse gegenüber der Stadt und den zuständigen Behörden – genehmigt! Die Koordinierung der Veranstaltung gegenüber Stakeholdern – läuft. Team Event Management behält das große Ganze im Blick. Sie planen, steuern, entwickeln, analysieren, werten aus, finden Verbesserungspotenziale, sorgen dafür, dass die Teilnehmenden immer wieder Neues erleben, bringen die aktuellsten Entwicklungen der Event-Branche mit rein und behalten stets das Budget im Auge. Und wenn Tigst Assefa bzw. bei den Skatern oder bei den Rollstuhlfahrern mal wieder ein Weltrekord aufgestellt wird, übernimmt Team Event Management zum Teil die sportliche Leitung sowie die Produktion von Weltrekorden und nationalen Rekorden.

TEAM Finance – hier geht’s nicht um die Wurst, sondern ums Geld!

Wenn der BMW BERLIN-MARATHON gelaufen ist, ist Team Finance noch lange nicht auf der Zielgeraden. Während sie im Rahmen aller Buchungs- und Zahlungsprozesse stets den Überblick behalten und für eine saubere und glatte Abwicklung der rund 45.000 Teilnehmenden sowie den beteiligten Firmen, Partnern, Dienstleister etc. sorgen, geht’s bei Team Finance nach dem Marathon-Wochenende erst so richtig los. Rund 1.100 Eingangsrechnungen inkl. der Kontrolle und Zahlung finden im Rahmen dieser Veranstaltung den Weg in die Buchhaltung. 80 % davon werden allein im Oktober abgewickelt. Knapp 15 Monate vor dem Mega-Event erfolgt die Kalkulation der Teilnahmebeiträge inklusive der budgetären Planung. Wenn es um das Finanzielle geht, ist Team Finance Ansprechpartner Nummer 1.

TEAM Marketing|Digital – kann Webseite, kann Kampagne, kann Reisegruppen, kann noch mehr!

Ein Team, das es in sich hat. Es sorgt nicht nur dafür, dass der technische Weg von der Anmeldung hin zur Startnummernabholung korrekt abläuft, alle Daten aktuell sind und nichts abstürzt – es hat ebenfalls die Finger beim emotionalen, energiegeladenen Startentertainment im Spiel, setzt die Marketingkampagne auf, um den BMW BERLIN-MARATHON weiter auf der Überholspur zu führen, kümmert sich um das kreative Social Media Management – welches immer live vor Ort ist, pflegt und optimiert die Webseite samt der Integrierung von Online-Registrierungs- und Zahlungssystemen, organisiert und betreut Reisegruppen – so, als wären die international anreisenden Teilnehmenden Superstars auf Tour und sorgen dazu noch für eine ganzheitliche Leitung und Koordination von Charity-Initiativen und deren Einbindungen in den BMW BERLIN-MARATHON, um gemeinsam Gutes zu tun. Hut ab Team Marketing|Digital!

TEAM Media Relations & Editorial – schreibt, koordiniert, erstellt, berichtet, informiert …

Für euch, für Berlin, für die Welt – damit jede:r up to date bleibt. Das Team Media Relations & Editorial gibt folgende wichtige Zutaten in den BMW BERLIN-MARATHON: ausführliche Event- und Finisher-Magazine bündeln alle Tipps, Facts, Geschichten und Wissenswertes rund um das Marathon-Wochenende in Berlin – lecker. Rund 500-700 Medienschaffende von TV, Funk, Online und Print koordinieren, durch den Media-Guide die Journalisten mit allen wichtigen Infos füttern, damit auch Tante Suli davon erfährt – köstlich. Umfangreiche Dokumentationen der Presse- und Event-Fotografen für den öffentlichen und privaten Gebrauch gewährleisten – vorzüglich. Monate vor und nach dem Event mit Maßnahmen wie dem Newsletter oder der dauerhaften Webseiten-Pflege Teilnehmende und Begleiter:innen stets informiert halten – schmackhaft.

TEAM Participant Management – sie sind für dich da! 

Von der Verlosung über die Anmeldung zur personalisierten Startnummer – danke Participant Management, dass ihr es möglich macht! Es gibt Fragen zur Anmeldung, dem Verlosungsprozess oder zu anderen Themen rund um den BMW BERLIN-MARATHON? Das Participant Management bringt dich weiter! Es gibt Unklarheiten kurz vor dem Lauf? Sie wissen, was du nicht weißt und sind per Mail, via Telefon oder auf der MARATHON-EXPO dann auch persönlich für dich da. Die Zeitmessung aller Teilnehmenden haben sie ebenfalls im Blick. Participant Management = Durchblick.

TEAM Sponsoring – starke Partner, ein noch stärkerer BMW BERLIN-MARATHON!

Emotionen vermarkten – das kann keiner so gut wie Team Sponsoring. Den Partnern zuhören und ihre Wünsche und Vorstellungen nach SCC EVENTS Richtlinien umsetzen – wer, wenn nicht Team Sponsoring. Plötzlich auftretende Probleme wie ein falsches Logo oder Ähnliches – Team Sponsoring ist bereit! Deadlinelisten aller vereinbarten Partner-Leistungen und Fließband-Freigabeschleifen – yes, Team Sponsoring can! Dafür sorgen, dass rund 2.600 m hohe Endlosbande, 7.500 m flache Endlosbande, ca. 50 Sponsorenbanner  im Start- und Zielbereich und auf der Strecke sowie auf der EXPO an Ort und Stelle verteilt hängen und Berlin in das Marathon-blau getaucht wird – ja, auch darum kümmert sich Team Sponsoring. Team Sponsoring = Strahlkraft.

TEAM Sports & Medicine – Gesundheit steht an erster Stelle! 

Die Gesundheit aller Teilnehmenden hat absolute Priorität – um das zu gewährleisten, gibt es das Team Sports & Medicine. Es plant nicht nur gemeinsam mit der Feuerwehr und dem Sanitätsdienst den Kräfteeinsatz, die  Fahrzeuge sowie die Unfallhilfsstellen rund um den BMW BERLIN-MARATHON, es sorgt auch dafür, dass ein rund 120-köpfiges Team die Teilnehmenden im Ziel schnell und gut versorgen kann. Darüber hinaus gehören 10 Fahrradärzt:innen, 5 Reanimationsteams und 5 sog. Spotter, welche das Geschehen von Tennishochstühlen besser überblicken können, ebenfalls dazu. Bei akuten Problemen kurz vor dem Lauf stehen auf der Marathon-EXPO 35 Ärzt:innen und medizinisches Personal sowie 35 Physiotherapeut:innen zur Verfügung. Und wer sich optimal vorbereiten möchte, der besucht einfach einen Laufkurs oder ein -camp vom Team Sports & Medicine.

TEAM Public Affairs und HR – damit alles gut über die “Bühne” geht

Mit “Bühne” ist nicht nur die Organisation und Planung der Sieger:inenehrung gemeint. Denn abseits dieser “Bühne” gibt es Menschen, die dafür sorgen, dass es mit allen Mitarbeitenden rund läuft, Arbeitsbedingungen passen, Prozesse vorangetrieben werden und alles, was eben sonst noch dazugehört – Team Human Resources kennt jede:n in der SCC EVENTS Familie und kutschiert dazu noch, als ein Teil des Fahrdienstes beim BMW BERLIN-MARATHON, Topathlet:innen, Sponsoren und Partner von A nach und durch B für Berlin!

Und wenn mit Bühne dann doch wieder die Sieger:innenehrung gemeint ist, dann muss hier jedes Detail stimmen – denn der exakte Lageplan, die Blumen und Lorbeerkränze, die Medaillen, die Fotograf:innentreppe, das Siegerehrungspodest, die Flaggen der Sieger:innennationen, die Ehrenden aus Politik und Sport, Preise, das Timing für die live-TV-Übertragung und noch vieles mehr, sorgen einmal mehr für eine angemessene Würdigung der Leistungen aller Geehrten und runden die Erfolge gebührend ab. Bühne frei!

Quelle: SCC Events